Vertrouwenspersoon

Klachtenprocedure en protocol vertrouwenspersoon medewerkers, vrijwilligers

Naast een klachtenprocedure is er binnen SPIOR een vertrouwenspersoon aangesteld waar medewerkers en vrijwilligers terecht kunnen voor meldingen over ongewenst gedrag zoals:

• agressie en geweld
• seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten
• pesten
• discriminatie

Bij ongewenst gedrag gaat het om de aantasting van de persoonlijke integriteit. Het gaat er bij ongewenst gedrag om dat het gedrag door de persoon als ongewenst wordt beschouwd en dat dit gedrag, naar objectieve maatstaven die in de maatschappij van toepassing zijn, als ongewenst wordt beschouwd.

Deze procedure is dus vooral gericht op onheuse bejegening.

De rol van een vertrouwenspersoon is onafhankelijk en garandeert absolute vertrouwelijkheid. De vertrouwenspersoon onderneemt alleen iets als de aangever dat zelf wil en biedt opvang. De vertrouwenspersoon bekijkt alle opties met de aangever en inventariseert alle gevolgen van de mogelijkheden.

SPIOR kent een klachtenreglement voor zowel klanten als vrijwilligers. Dit reglement is voor een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen van een klant over de wijze waarop diensten aangeboden zijn door SPIOR of door een bij SPIOR  werkbare persoon of personen (ook vrijwilligers). Het ongenoegen kan betrekking hebben op de diensten zelf en/of beslissingen op het nalaten daarvan ten aanzien van de klant/vrijwilliger van de organisatie. Daarmee is in de meeste gevallen afdoende afgedekt waar mensen terecht kunnen met hun klachten.

Taken vertrouwenspersoon

De taken van een vertrouwenspersoon bestaan onder andere uit:

• Het verzorgen van eerste opvang van werknemers/vrijwilligers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben.
• Vaststellen of de melding past binnen het protocol vertrouwenspersoon.
• Het ondersteunen en adviseren van werknemers/vrijwilligers.
• Het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
• Het slachtoffer informeren en adviseren over de verschillende alternatieve oplossingsmogelijkheden, over de consequenties ervan en over de mogelijkheden (en eventuele beperkingen) daarvan.
• Het desgewenst begeleiden, als de werknemer/vrijwilliger de zaak aan de orde wil stellen bij een officiële commissie of leiding van de stichting.
• Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties.
• Het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag.
• Het adviseren en ondersteunen van bestuur, directie en medewerkers bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
• Het registreren van gevallen van ongewenst gedrag waarvan eenmaal per kwartaal schriftelijk verslag uitgebracht wordt aan de directie en het bestuur.

Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers en vrijwilligers. Er is een geheimhoudingsplicht.

Bevoegdheden vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft de volgende bevoegdheden:

• Het recht tot bemiddelen tussen aangever en aangeklaagde en het inwinnen van informatie bij overige betrokkenen.
• Het op eigen initiatief raadplegen van interne/externe deskundigen.
• Het geven van voorlichting aan medewerkers en vrijwilligers over de functie van vertrouwenspersoon.
• Het begeleiden van de aangever bij de melding.
• Het begeleiden van de aangever bij het inschakelen van een hulpverleningsinstantie.
• Zorgen voor nazorg.

Procedure:

1. Een medewerker of vrijwilliger die geconfronteerd wordt met seksuele intimidatie, ongewenste intimiteiten, agressie en/of geweld, pesten of discriminatie kan bij de vertrouwenspersoon een melding indienen, bij voorkeur schriftelijk.
2. Een melding kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingebracht. Van een mondelinge melding wordt een verslag gemaakt dat wordt ondertekend door de aangever en door de vertrouwenspersoon. De aangever krijgt een afschrift van dit verslag. De vertrouwenspersoon adviseert en overlegt met de aangever of de procedure moet worden voortgezet. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.
3. Vertrouwenspersoon stelt het dagelijks bestuur en de Raad van Toezicht in kennis van het feit dat hij een melding onderzoekt. Indien de melding het dagelijks bestuur betreft, stelt de vertrouwenspersoon de Raad van Toezicht in kennis.
4. De vertrouwenspersoon onderzoekt de melding door aangever en aangeklaagde buiten elkaars aanwezigheid te horen. Dit horen geschiedt uiterlijk binnen twee weken nadat de melding ingediend is.
5. Indien de aangeklaagde weigert te worden gehoord zal de vertrouwenspersoon per aangetekende brief betrokkene uitnodigen alsnog schriftelijk of mondeling te reageren. Voldoet de aangeklaagde niet aan dit verzoek dan wordt de weigering in de procedure opgenomen.
6. Indien noodzakelijk kan de vertrouwenspersoon, met inachtneming van de grootst mogelijke zorgvuldigheid, andere personen die bij de kwestie betrokken zijn, horen.
7. Van een strafbaar feit wordt het dagelijks bestuur onmiddellijk op de hoogte gesteld.
8. De vertrouwenspersoon rapporteert zijn bevindingen en geeft aan of de melding gegrond of ongegrond is gebleken. Aangever en aangeklaagde ontvangen een afschrift van het rapport.
9. De vertrouwenspersoon stuurt het rapport vergezeld van een advies over eventuele maatregelen via het dagelijks bestuur naar de Raad van Toezicht.
10. Indien aangever tijdens de procedure de melding intrekt, wordt dit door de aangever, bij voorkeur schriftelijk, aan vertrouwenspersoon meegedeeld.
11. Na ontvangst van het rapport en advies wordt dit onderwerp op de eerstvolgende agenda van de vergadering van de Raad van Toezicht geagendeerd.
12. De Raad van Toezicht neemt eventuele maatregelen en stelt hiervan aangever en aangeklaagde schriftelijk op de hoogte.

Contactgegevens vertrouwenspersoon SPIOR

Naam: Abdessalam Chakir

Email: vertrouwenspersoon@spior.nl

Telefoon: 06-46305564